Femmes entrepreneures : apprenez à optimiser votre temps !
Le rapport au temps est une discipline et un véritable enjeu pour les femmes Chefs d’entreprise. Comment gérer et optimiser son temps entre ses obligations professionnelles et sa vie personnelle lorsqu’on est une femme entrepreneure ? Comment concilier vie de famille et entrepreneuriat ? elleboss fait le point.
Lutter contre la procrastination
La procrastination est l’ennemi n°1 des entrepreneurs. Le plus souvent, la procrastination puise sa source dans la peur : celle d’entreprendre ou de prendre une décision. D’ailleurs, on repousse souvent à plus tard ce qui est le plus important à accomplir, ou ce que l’on a le plus besoin de faire. Il arrive aussi que la procrastination s’accompagne de frénésie d’actions qui n’ont pas d’utilité ou qui sont totalement déconnectées des besoins réels à accomplir. La procrastination est un comportement d’évitement qui peut nous mener tout droit vers l’auto-sabotage et nous empêcher de parvenir à réaliser nos objectifs.
Help ! Comment y remédier ?
La procrastination est un réel fléau qui peut arriver à n’importe qui et ce, même aux personnes les plus organisées ! Comment la vaincre ?
En prendre conscience et identifier le problème à sa source est déjà un premier pas pour se débarrasser de ce comportement néfaste. La peur du changement – et donc de l’inconnu – est également une des raisons qui peuvent nous pousser à reporter au lendemain les tâches qui nous incombent. Passer à l’action immédiatement, sans se poser de questions superflues est un bon moyen de couper court à la procrastination. Pour les tâches plus complexes, il est important de se fixer des objectifs atteignables et d’agir étape par étape.
Prioriser ses tâches avec la matrice d’Eisenhower
“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.” Dwight David Eisenhower.
La matrice d’Eisenhower est un outil de priorisation basé sur 2 critères : l’urgence et l’importance des tâches à réaliser. Ce tableau à double entrée a été pensé par Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, particulièrement reconnu pour ses techniques de productivité.
Cette matrice se caractérise par 4 catégories :
1. L’urgent et important : ce que l’on doit traiter immédiatement
2. L’important mais pas urgent : les tâches à planifier pour plus tard
3. L’urgent mais pas important : les tâches que vous pouvez déléguer
4. Le ni urgent, ni important : des tâches que vous pouvez abandonner ou limiter
Comment distinguer ce qui est urgent ? Il s’agit des tâches qui requièrent une attention immédiate et qui doivent être traitées au plus vite, celles pour lesquelles vous avez une échéance, une réponse à donner, un paiement, etc. > On agit là en mode réactif.
Comment définir ce qui est important ? Les tâches importantes sont plutôt celles qui concernent vos objectifs sur le long terme, les décisions stratégiques pour votre entreprise ou votre bien-être et dont la réalisation apporte une valeur ajoutée à l’objectif final.
Nos astuces pour utiliser la matrice d’Eisenhower ?
• Essayer de limiter le nombre de tâches pour ne pas accumuler trop de tâches par catégorie
• Identifier ce qui est chronophage et qui peut être délégué à un tiers
• Apprendre à dire non
• Éliminer les distractions inutiles qui ne vous apportent rien
• Ne pas oublier que c’est à VOUS de décider de VOS priorités
La méthode Kaïzen ou le processus d’amélioration continue
La méthode Kaïzen, contraction de Kaï = le changement et Zen = meilleur, est une autre approche de gestion qui a aussi fait ses preuves. Plus qu’une méthode, c’est une véritable philosophie de vie née au Japon à l’ère industrielle, juste après la seconde guerre mondiale. Le principe Kaïzen ? S’améliorer en continu en opérant de petits changements quotidiens, dans le but de faire mieux que la veille et d’améliorer sa productivité. Il est important de noter que c’est une stratégie progressive et non agressive qui s’inscrit dans une démarche positive. On ne vise pas la perfection mais l’amélioration continue, ce qui nous permet de progresser et de rester toujours concurrentiel.
Nos astuces inspirées de la méthode Kaïzen :
• Être proactif
• Prendre conscience de ses axes d’amélioration
• Se remettre en question
• Instaurer des rituels (hebdomadaires et quotidiens)
• Établir un planning mensuel et hebdomadaire de vie de famille
• Déléguer certaines tâches chronophages et se faire aider
• Tenir un calendrier éditorial pour sa communication
• Eviter le gaspillage (de temps, d’énergie, de consommation…)
• Maintenir ses améliorations sur la durée
• Le Kaïzen c’est encore mieux quand c’est collectif ! Faire appliquer cet état d’esprit à votre entourage (famille, collaborateurs).
La constance, c’est ce qui fait la différence entre l’excellence et la médiocrité… La régularité est donc la clé du succès !
Soyez attentive à vos rythmes
Pensez-vous être plutôt du matin ou du soir ?
Plusieurs études ont démontré que notre taux de productivité atteignait son apogée le matin (entre 9h30 et 11h30) lorsque la dopamine, neurotransmetteur de l’entrain prend le relais de la sérotonine.
Régénérateur et réparateur pour notre organisme, le sommeil joue un rôle clé sur notre santé et nos performances. Après une bonne nuit de sommeil (idéalement 8h), le corps et le cerveau sont au maximum de leurs capacités, c’est donc dans la matinée que nous sommes les plus performants et motivés.
Pour être plus productive, il peut être judicieux de planifier sa journée en prenant en compte ces phases de pic de productivité et d’efficacité intellectuelle. Ainsi, pour éviter de vous disperser, vous pouvez consacrer 4h de travail matinal à vos tâches les plus stratégiques (qui nécessitent de la concentration) et réserver l’après-midi à des tâches plus banales / automatiques. En prenant en compte les moments où vous êtes le plus efficace dans vos tâches, vous optimisez votre gestion du temps. Planifier des plages de temps de travail et de temps passé avec votre famille bien distinctes vous permettra de trouver un meilleur climat au sein de votre foyer. Essayez de bien respecter ces limites de temps pour mieux concilier votre vie professionnelle & personnelle et profiter de temps de qualité auprès de vos enfants.
Aussi, pour votre bien-être, prenez régulièrement des pauses et essayez de ne pas excéder 10h de travail quotidien. Fixez-vous une heure limite le soir.
Reprendre le contrôle sur son temps et ses habitudes de vie
Adepte de la fonction « snooze » de votre réveil, vous n’êtes pas du matin ? Et si le meilleur moyen pour vous lever – enfin – du bon pied était de vous réveiller un peu plus tôt, pour prendre de l’avance sur votre journée ? Avec un peu de discipline, contrecarrez le problème à sa racine en instaurant une nouvelle routine matinale. Utilisez une alarme douce et progressive, programmez votre réveil assez tôt et sortez du lit. Surtout, ne reprogrammez pas de rappels de réveil !
Notre alimentation joue également un rôle déterminant sur nos performances. Si vous ressentez de la fatigue ou du stress chronique, faites un check up pour vérifier que vous n’êtes pas en carence de fer ou de magnésium. Pensez à boire suffisamment d’eau, si possible riche en magnésium, tout au long de la journée. Si vous souffrez de coups de fatigue ou d’hypoglycémie en fin de matinée, troquez votre petit déjeuner sucré contre des aliments riches en protéines (œuf, fromage, blanc de poulet…). Twistez votre yaourt avec des épices en poudre qui vous apporteront un coup de boost (gingembre, cannelle…) ou des fruits rouges anti-oxydants (que vous pourrez conserver au congélateur). Prendre un vrai petit déjeuner vous apporte du carburant pour toute la journée et vous évitera fatigue, fringales et autres déséquilibres alimentaires. Une supplémentation en Oméga 3 peut aussi aider à rééquilibrer l’humeur et donc la motivation. (Demandez toujours l’avis de votre médecin avant toute prise de complément alimentaire).
Mettre en place des actions pour équilibrer son temps
- Tâches administratives, techniques ou commerciales… En tant qu’indépendante, vous devez vous consacrer sur votre cœur de métier et ne plus gaspiller votre temps avec des tâches chronophages. En automatisant certaines tâches pour ne plus avoir à y penser, vous économiserez votre temps et votre énergie. Pensez aux applis et outils en ligne qui peuvent vous aider à automatiser certains mails, factures, relances clients…
- Apprendre à dire Non. Qu’il s’agisse d’une invitation ou d’une réponse de mail, n’acceptez rien dans la précipitation, pensez d’abord à vous et à votre business. Faites comprendre à votre interlocuteur que votre temps est aussi précieux que le sien.
- Vous avez l’impression de perdre votre temps dans les tâches ménagères ? En responsabilisant les autres membres du foyer sur les tâches quotidiennes, vous éviterez d’accumuler un trop plein de charge mentale et vous instaurerez de bonnes habitudes de vies à vos enfants. Les enfants peuvent apprendre dès leur plus jeune âge à ranger leur chambre, préparer leur sac, leur tenue pour le lendemain, etc. Plus tard, ils peuvent aussi aider à vider un lave-vaisselle ou mettre du linge à sécher. Demandez de l’aide à votre conjoint ou faites appel à une tierce personne pour vous aider dans les tâches du foyer.
- Désencombrer son intérieur pour ne plus être esclave de ses biens matériels. Régulièrement, n’hésitez pas à trier, donner, jeter ou revendre ce qui ne vous sert plus. Paperasse, bibelots, magazines, penderies… plus on accumule d’objets et de désordre, plus on perd du temps à ranger et entretenir ces objets. Ce gaspillage de temps pourrait être évité si vous adoptiez un mode de vie plus minimaliste et surtout si vous vous habituiez à vous débarrasser régulièrement du superflu.
- Faites-vous partie des personnes qui peuvent facilement se laisser distraire, ou avez-vous du mal à vous concentrer pour boucler vos to-do lists ? Pour rester productive, n’essayez pas de réaliser plusieurs tâches simultanément. Soyez focus et concentrée sur une tâche à la fois et ne laissez aucune distraction vous perturber. En pratique, mettez-vous un timing de 25 minutes (à déterminer) pour accomplir chaque tâche et entrecoupez de mini pauses de 5 min. Faites-vous une liste de 5 tâches à faire et enchaînez-les. Éloignez-vous des distractions chronophages et inutiles. Attention à ne pas dégainer votre téléphone à chacune de vos pauses, en plus de vous asséner de notifications intempestives, le portable est un véritable voleur de temps !
De nombreuses femmes font le choix de devenir entrepreneure pour gagner en équilibre de vie et définir elles-mêmes leurs horaires… Pourtant, elles doivent constamment jongler entre responsabilités, obligations professionnelles et vie familiale. Le véritable défi, afin de pouvoir enfin concilier vie professionnelle & personnelle, consisterait donc à devenir maître de son temps en apprenant à prioriser et à s’organiser, pour ne pas se laisser déborder.
Apprenez à déléguer et à lâcher prise ! Avec elleboss, vous pouvez faire appel à des compétences spécialisées (compta, marketing, prospection…) qui vous aideront à vous recentrer sur votre cœur d’activité.
